Archiwizacja danych finansowych jest osobistą preferencją, a nie wymogiem (chociaż regularne tworzenie kopii zapasowych jest!). Niektórzy użytkownicy Quicken tworzą zarchiwizowaną kopię swoich danych na koniec każdego roku, ale możesz zdecydować się na archiwizację części pliku danych po kilku latach.
Polecenie archiwum w Quicken tworzy kopię transakcji przed określoną datą. Nie tracisz żadnych transakcji, ponieważ archiwizacja w tym oprogramowaniu nie rozdziela zarchiwizowanych transakcji od oryginalnego pliku danych.
Zanim zaczniesz, upewnij się, że pracujesz z plikiem danych, który chcesz zarchiwizować. Jeśli korzystasz tylko z jednego pliku danych, nie stanowi to problemu.
01 Jak działa Quicken Archive and Getting Started
Uwaga: jeśli używasz starszej wersji Quicken, zobaczysz okno Year End Copy wyświetlane na tej stronie. Nowsze wersje wyświetlają obraz w kroku 2 tego samouczka.
Rozpocznij proces archiwizacji plików Quicken
Jeśli używasz starszej wersji Quicken:
- W Quicken, kliknij Plik w lewym górnym rogu, a następnie Operacje na plikach
- Kliknij Kopiuj na koniec roku
- Wybierz Archiwum i kliknij OK
Jeśli używasz nowszej wersji Quicken, zobaczysz okno Utwórz kopię końca roku z dwiema opcjami:
- Wybierz tę opcję, aby zarchiwizować dane, zachowując wszystkie transakcje w pliku danych: bieżący plik danych, wybierz opcję Nie wykonuj niczego. Mój bieżący plik danych pozostanie niezmieniony.
- Wybierz tę opcję z datą, aby usunąć starsze transakcje z pliku danych w tym samym czasie, w którym archiwizujesz: chcę tylko transakcje w moim bieżącym pliku danych począwszy od tej daty. W przyszłości można uzyskać dostęp do transakcji wyciętych z pliku danych, otwierając plik archiwum.
02 Ustaw nazwę pliku i lokalizację zarchiwizowanego pliku
Starsze wersje Quicken: Quicken przypisuje nazwę do pliku archiwum, umieszczając dwie ostatnie cyfry roku na końcu nazwy pliku.
Nowsze wersje: Quicken dodaje BKP do nazwy pliku.
Możesz zmienić nazwę i lokalizację pliku niezależnie od roku, w którym znajduje się Twoja wersja Quicken.
Nazywanie pliku archiwum Quicken:
- Nazwy plików danych zaczynają się od ukośnika, a kończą na .QDF. Wprowadź nową nazwę pliku bezpośrednio między ukośnikiem a .QDF.
- Znaki te nie mogą być używane w nazwach plików: *? | ": \ /.
- Tak jak większość ludzi akceptuje domyślną nazwę pliku Quicken, większość po prostu akceptuje także lokalizację pliku. Możesz zmienić lokalizację, klikając Przeglądaj obok nazwy pliku, a następnie przechodząc do struktury pliku komputera do lokalizacji, w której chcesz zapisać archiwum. Jeśli chcesz zapisać archiwum na dysku CD, USB lub innym zewnętrznym źródle nośników, wybierz literę dysku po kliknięciu Przeglądaj. Aby zapisać plik archiwum w usłudze kopii zapasowej online, wybierz folder plików i / lub literę dysku, z której korzysta usługa. Jeśli nie możesz tego pojąć, po prostu zapisz plik archiwum na pulpicie, a następnie przenieś go do folderu lub aplikacji usługi kopii zapasowej.
- Szybsze załączniki będą archiwizowane tylko wtedy, gdy na komputerze jest wystarczająco dużo wolnego miejsca.
03 Wybierz datę dla Quicken Archive File
Jeśli masz nowszą wersję Quicken i wybrałeś opcję "Nie rób nic" omówioną w Kroku 1, postępuj zgodnie z tymi instrukcjami. Jeśli wybierzesz drugą opcję, przejdź do następnego kroku.
Jeśli używasz wcześniejszej wersji Quicken, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:
- Akceptuj datę archiwizacji Quicken dla "danych archiwalnych do włącznie" lub zmień datę, aby zarchiwizować transakcje dokonane przed określoną datą.
- Możesz kliknąć pole daty i wpisać nową datę.
- Lub kliknij symbol kalendarza po prawej stronie pola daty, a następnie użyj strzałek po obu stronach miesiąca, aby nawigować do przodu i do tyłu przez kalendarz. Kiedy dotrzesz do wybranego miesiąca, kliknij dzień miesiąca, aby wypełnić datę.
04 Zapisz plik archiwum
Jeśli wybierzesz przeglądanie pliku archiwum, możesz wrócić do oryginalnego pliku danych, klikając opcję Plik, a następnie wybierając oryginalny plik z listy w dolnej części opcji dostępnych w wyskakującym okienku.
Ostrzeżenie! Nie zmieniaj archiwum!
Nie powinieneś wprowadzać zmian do transakcji w pliku archiwum Quicken, tylko do oryginalnego pliku danych. Możesz upewnić się, że nie wprowadzono żadnych zmian w wyniku błędu, ustawiając hasło transakcji, które umożliwi przeglądanie danych, ale bez wprowadzania żadnych zmian bez podania hasła. Możesz także ustawić hasło do pliku, aby nikt inny nie mógł wyświetlać tego pliku lub wprowadzać w nim zmian.