Najlepsze bezpieczne sposoby przesyłania dokumentów podatkowych do Twojego księgowego

by William Perez

Oprzyj się wezwaniu do korzystania z poczty e-mail

W dobie Internetu coraz częściej w czasach podatkowych ludzie korzystają z pomocy profesjonalistów i księgowych, którzy mogą znajdować się w niedogodnej odległości. Kuszące może być po prostu przesłanie niezbędnych informacji, ale nie jest to najlepszy pomysł.

Będziesz chciał upewnić się, że twoje dokumenty podatkowe są dostarczane do twojego certyfikowanego publicznego księgowego, zarejestrowanego agenta lub innego specjalisty podatkowego w możliwie bezpieczny i niezawodny sposób. Dokumenty podatkowe zawierają bardzo poufne informacje, takie jak imię i nazwisko, adres, numery ubezpieczenia społecznego dla Ciebie i Twoich osób na utrzymaniu, ile zarabiasz i gdzie bankujesz. I to tylko na początek. Jeśli te dane wpadną w niepowołane ręce, możesz stać się ofiarą kradzieży tożsamości.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym dokumenty i dane docierają do celu w stanie nienaruszonym i bezpieczne.

Zaktualizowano styczeń 2018 r. Przez Beverly Bird

01 Zrób listę

Zrób listę wszystkich dokumentów W-2 , 1099 i innych dokumentów związanych z podatkami. Osiąga to dwie rzeczy: Będziesz dokładnie wiedzieć, co wysłałeś do swojego księgowego, a jeśli coś zginie i nie dotrze na drugi koniec, możesz określić, co to było. Będziesz mieć także początek listy kontrolnej do przygotowania podatków w przyszłym roku.

02 Utwórz kopie zapasowe

Jeśli przesyłasz rzeczywiste papierowe kopie dokumentów podatkowych, zrób sobie przysługę i skopiuj je wszystkie jako pierwsze. W ten sposób nie będziesz pozbawiony krytycznych informacji, jeśli rzeczywiście się zgubią. Możesz wykonać fotokopię lub zeskanować je do pliku graficznego lub PDF, a następnie zapisać je na swoim komputerze i na dysku flash jako dodatkowy środek ostrożności. Jednak robisz to, upewnij się, że masz kopię zapasową, zanim wyślesz dokumenty do swojego księgowego.

03 Najlepsza opcja to ręczna dostawa

Gdy szpieg chce zapewnić, że dokument zostanie dostarczony właściwej osobie we właściwym czasie w filmach, dostarcza go osobiście. Nie ryzykuje, że zostanie przechwycony.

Możesz zastosować tę starą taktykę, by pracować dla ciebie osobiście dostarczając dokumenty podatkowe swojemu księgowi, jeśli to w ogóle możliwe. Przynajmniej oddaj je swojemu asystentowi, sekretarce, recepcjoniście lub innemu pracownikowi biurowemu. Eliminuje to ryzyko, że zostaną utracone podczas transmisji lub zostaną przechwycone przez podsłuch.

04 Mailing Your Documents

Dostarczanie poczty jest dość bezpieczne i prawdopodobnie jest twoją drugą najlepszą opcją, jeśli mieszkasz w Filadelfii, a twój księgowy jest w Pittsburghu, więc dostarczenie ręki nie jest możliwe.

Twoje dokumenty są chronione przed przypadkowym podsłuchem, ponieważ są opakowane w kopertę. Otwieranie czyjejś poczty jest przestępstwem, przynajmniej w Stanach Zjednoczonych, i chociaż to nie powstrzyma określonego przestępcy, to przynajmniej istnieją przepisy dotyczące książek, które mają karać przestępców.

Mimo to dokumenty mogą, a czasem zaginą lub uszkodzić się w poczcie, więc dobrym pomysłem może być wysłanie kopii zapasowych, które wykonałeś, a nie oryginałów. Rozważ skorzystanie z jakiejś formy dostawy lub potwierdzenia podpisu, lub całkowicie obejść US Postal Service i skorzystać z usługi dostawy, takiej jak Federal Express lub UPS.

05 Faksowanie Twoich dokumentów

Wysyłanie dokumentów do swojego księgowego może być szybkim sposobem na ich dostarczenie i jest względnie bezpieczny. Dopóki linia telefoniczna księgowego nie jest podsłuchiwana, jest duża szansa, że twoja transmisja nie zostanie przechwycona przez złodziei tożsamości. Ale upewnij się, że numer faksu jest prawidłowy.

Jest kilka wad. Faksowane dokumenty mogą czasami być trudne do odczytania, a ostatnią rzeczą, jaką chce zrobić specjalista podatkowy, jest ustalenie, czy liczba to sześć, czy osiem, lub poświęcenie dodatkowego czasu, aby się z tobą skontaktować. Faksowanie działa najlepiej, gdy potrzebujesz tylko wysłać kilka stron. W przypadku dłuższych dokumentów, a szczególnie dokumentów zawierających informacje po obu stronach strony, faksowanie może nie być najlepszym rozwiązaniem.

06 Jeśli musisz korzystać z poczty e-mail ...

Poczta e-mail jest wygodna i szybka, ale może oferować o tyle bezpieczeństwo, co pocztówka. Jeśli nie podejmiesz żadnych środków ostrożności, każdy operator sieci może zobaczyć zawartość Twojego e-maila i wyświetlić załączniki. Niezależnie od tego, czy zwracają uwagę i faktycznie śledzą zawartość, to nie ma to znaczenia - wciąż istnieje potencjał.

Sprawdź, czy twój księgowy używa bezpiecznego oprogramowania do wymiany plików, takiego jak LeapFile. Według Chipa Capelliego, wielu księgowych znajduje się w Provincetown w stanie Massachusetts, a to może być zmieniacz gry.

Przynajmniej umieść dokumenty podatkowe w zaszyfrowanym opakowaniu, takim jak chroniony hasłem plik DOC, PDF lub ZIP. "Skanuj wszystko do pliku PDF, a następnie zabezpiecz hasłem" - radzi Capelli. Nigdy nie wysyłaj informacji, które chcesz zachować w tajemnicy, takich jak numer ubezpieczenia społecznego, jako zwykły tekst w treści wiadomości e-mail. Co się stanie, jeśli przypadkowo wyślesz wiadomość na zły adres lub poczta e-mail zostanie zeskanowana, a dane zebrane przez usługodawcę? Podejmowanie kroków zapobiegawczych w celu zabezpieczenia dokumentów podatkowych pomaga chronić finanse.

Jeśli najgorsze stanie się najgorsze

Natychmiast skontaktuj się z Internal Revenue Service, jeśli stwierdzisz, że zostałeś przejęty mimo najlepszych starań. W rzeczywistości możesz skontaktować się z urzędem skarbowym, nawet jeśli wydaje Ci się, że zostałeś naruszony. IRS rozpatrzy sprawę. Prześlij formularz 10439, aby zgłosić oszustwo podatkowe lub podejrzenie oszustwa tego rodzaju. Możesz uzyskać dostęp do formularza na stronie IRS wraz z informacją, gdzie należy go wysłać pocztą lub faksem.