Rodzaje błędów rachunkowych i sposoby ich zapobiegania
Należy zauważyć, że tego typu błędy są najtrudniejsze do zidentyfikowania i rozwiązania.
Błąd pomijania
Błąd pominięcia występuje, gdy transakcja jest całkowicie pominięta w książkach Twojej firmy. Możesz zapomnieć o wprowadzeniu transakcji kosztowej lub sprzedaży produktu lub usługi. Transakcje te są trudne do wykrycia. Dlatego musisz upewnić się, że masz solidną procedurę do terminowego wprowadzania tych transakcji. Najczęstszym powodem, dla którego transakcje te nie zostały wprowadzone, jest utrata dokumentacji (na przykład faktury sprzedawcy). Z mniejszym prawdopodobieństwem zgubisz lub zgubisz te dokumenty pomocnicze, jeśli wprowadzisz je terminowo w swoim oprogramowaniu do księgowania tak szybko, jak to możliwe.
Błąd Odwrócenia
Błąd odwrócenia ma miejsce, gdy transakcja, która powinna zostać zaksięgowana jako obciążenie, została zaksięgowana jako kredyt. Na przykład możesz wprowadzić fakturę jako płatność lub zwrot pieniędzy.
Nie zauważysz tego błędu w saldzie próbnym, ponieważ saldo próbne nadal będzie w równowadze.
Błąd zasady
Błąd zasady występuje wtedy, gdy Ty lub Twój księgowy niewłaściwie zastosujesz zasadę rachunkowości. Możesz wydatkować aktywa, które powinny zostać zapisane jako aktywa . Aktywa i wydatki są rejestrowane w księgach jako obciążenia, więc jest to błąd techniczny.
Błąd Komisji
Błąd prowizji polega na tym, że wprowadzasz transakcję do właściwej klasy, ale niewłaściwą księgę pomocniczą . Na przykład popełnisz ten błąd, jeśli zastosujesz płatność na niewłaściwej fakturze. Saldo prób pokaże prawidłową kwotę należną od klienta, ale księgi pomocnicze poszczególnych klientów będą nieprawidłowe.
Błędy wpisu do jednostki zależnej
Błąd wprowadzania dodatkowego pojawia się, gdy wystąpi błąd podczas wprowadzania transakcji. Na przykład, jeśli pożyczysz klientowi 5 000 USD, ale wpiszesz tylko 500 USD jako pożyczkę i 500 USD wypłat z konta gotówkowego, wówczas okaże się, że ten błąd został przeniesiony na saldo próbne. Twoje saldo próbne będzie prawidłowe. Najpopularniejszą metodą wykrywania tych błędów jest przeprowadzanie uzgodnień księgowych. Kontynuując poprzedni przykład, możesz wykryć ten błąd podczas wykonywania uzgodnień bankowych . Przekonasz się, że na swoim koncie bankowym będziesz miał 4,500 $ gotówki, a następnie będziesz w stanie naprawić błąd.
Zapobieganie błędom
Będziesz musiał opracować dobre wewnętrzne mechanizmy kontrolne i procesy wykrywania błędów. Na przykład, będziesz chciał upewnić się, że wszystkie twoje formularze są spójne, tak aby pracownicy weszli w rutynę podczas wprowadzania informacji do twojego oprogramowania księgowego.
Będziesz także chciał upewnić się, że masz wystarczającą liczbę pracowników, aby móc obsłużyć obciążenie pracą. Nielegalne zatrudnienie doprowadzi do zmęczenia pracowników, co spowoduje zmęczenie pracowników, pośpieszną pracę i więcej błędów rachunkowych.
Wykrywanie błędów
Chociaż będziesz chciał opracować metody zapobiegania błędom, gdy tylko będzie to możliwe, błędy wymienione powyżej będą się zdarzać od czasu do czasu. Nie możesz zapobiec pojawieniu się wszystkich błędów. Powinieneś przeprowadzić różne uzgodnienia na koniec miesiąca i roku, aby wykryć wiele błędów, aby można je było poprawić. Na przykład uzgodnienia bankowe powinny być wykonywane co miesiąc. Środki trwałe mogą być uzgadniane tylko raz w roku, więc możesz upewnić się, że zarezerwowałeś poprawną kwotę amortyzacji. Przekonasz się, że jeśli szukasz sposobów zapobiegania błędom i rutynowych przeglądów i uzgodnień zapisów księgowych, że Twoja firma będzie działać sprawnie, a zmniejszysz liczbę błędów w księgowaniu.