Dlaczego pojednanie bankowe jest ważne
Uzgodnienie Bankowe
Aby pogodzić swoje rachunki, porównaj swój bilans transakcji i sald z miesięcznym wyciągiem bankowym. Przejrzyj każdą transakcję indywidualnie, upewniając się, że kwoty są idealnie dopasowane.
Będziesz także chciał się upewnić, że wyciągi bankowe pokazują saldo końcowe, z którym się zgadzasz.
Jeśli znasz się na równoważeniu swojej książeczki czekowej , to znasz już uzgodnienia z bankami. Zasadniczo robisz to samo z tego samego powodu.
To normalne, że widzisz drobne różnice spowodowane czasem, ale powinieneś być w stanie z łatwością wyjaśnić te różnice. Możesz na przykład napisać czek do sprzedawcy i odpowiednio zmniejszyć saldo na koncie, ale bank będzie wyświetlał wyższe saldo, dopóki nie trafi na twoje konto (są one również znane jako zaległe czeki ).
Podobnie, automatyczna płatność elektroniczna może trafić na twoje konto dzień przed lub po końcu miesiąca, a możesz spodziewać się, że zobaczysz ją w innym miesiącu. Tak długo, jak rozbieżności te można łatwo wyjaśnić, prawdopodobnie nie ma powodów do obaw.
Dlaczego warto się pogodzić
Regularna kontrola rachunków może pomóc w identyfikacji problemów, zanim wymkną się spod kontroli.
Biznesowe konta bankowe nie są tak chronione jak rachunki konsumenckie na mocy prawa federalnego, co oznacza, że nie można liczyć na bank w celu pokrycia oszustw i błędów na koncie. Opróżnione konto biznesowe może być katastrofalne.
Złap oszustwo
Jedną z głównych rzeczy, których należy szukać, jest jakakolwiek oznaka oszustwa.
- Czy legalne kontrole, które wydałeś, zostały zduplikowane lub zmienione, powodując, że więcej pieniędzy opuszcza Twoje konto czekowe?
- Czy kontrole zostały wydane bez zezwolenia?
- Czy są jakieś nieautoryzowane przelewy z konta lub ktoś dokonał nieautoryzowanych wypłat?
Zapobiegaj problemom
Pogodzenie konta pomaga również zidentyfikować problemy, które mogą wymagać uwagi. Na przykład może zajść potrzeba ponownej oceny sposobu obsługi przepływów pieniężnych i należności, lub może zajść potrzeba zmiany systemu przechowywania zapisów i używanych procesów księgowych.
- Dowiedz się, ile masz naprawdę dostępnych na swoich kontach
- Unikaj odrzucania czeków (lub dokonywania nieudanych płatności elektronicznych) u partnerów i dostawców
- Unikaj opłat bankowych za niewystarczające środki lub wchodzenie w linie kredytowe, gdy nie musisz tego robić
- Dowiedz się, czy płatności od klientów zostały odrzucone lub się nie powiodły, i czy potrzebne są jakieś działania
- Śledzenie zaległych czeków
- Upewnij się, że wszystko trafia do twojego systemu księgowego
- Złap błędy bankowe
Kiedy się godzić
Warto sprawdzać swoje konta co najmniej raz w miesiącu. W przypadku dużych firm lub sytuacji, w których oszustwo jest zagrożeniem, częściej jest lepiej. Niektóre firmy codziennie uzgadniają swoje konta bankowe. Możesz również zbudować ochronę na swoich kontach bankowych - zapytaj swojego banku o pomysły. Jednym z rozwiązań jest Positive Pay, który oferuje wiele banków, co uniemożliwia bankowi zatwierdzanie płatności, o ile wcześniej nie powiadomiłeś ich o płatności.
Jak się pogodzić
Proces może być tak formalny lub nieformalny, jak chcesz. Niektóre firmy tworzą wyciąg bankowy, ale najważniejsze jest, aby przejrzeć każdą transakcję z każdego źródła ( twoje rekordy i zapisy banku ): dopasuj te transakcje i porównaj saldo konta na koniec każdego okresu. Ponownie, okres może być miesięczny, dzienny lub dowolny inny wybrany okres.
Gdzie możesz znaleźć potrzebne informacje? Twój system księgowy powinien mieć wszystko, czego potrzebujesz, lub możesz po prostu zatrzymać go w rejestrze czeków. Twój bank powinien zapewnić dostęp online do Twojego konta, umożliwiając regularne wyświetlanie i pobieranie transakcji.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie, wraz z przykładowymi szablonami (w formie elektronicznej i papierowej) zobacz, jak saldować konto bankowe .