Co to jest wyjątkowa kontrola?
Niezawodny czek to czek, który został spisany, ale nigdy nie został przedstawiony do zapłaty. Osoba lub firma pisze czek, a odbiorca nie zdeponuje ani nie wypłaci czeku.
W rezultacie więc czek jest znakomity - wciąż jest gdzieś.
Dlaczego zaległe czeki są ważne?
Kiedy płacisz czekiem, odbiorca musi wpłacić lub wypłacić czek, aby odebrać płatność.
Bank odbiorcy zażąda pieniędzy z twojego banku, a transakcja zostanie zakończona, gdy twój bank prześle środki do banku odbiorcy (lub przekaże pieniądze na konto odbiorcy, jeśli obaj korzystasz z tego samego banku lub unii kredytowej).
Jeśli odbiorca czeku nigdy nic z nim nie zrobi - lub jeśli czek zostanie zgubiony lub zniszczony - pieniądze pozostaną na koncie checkwritera. Chociaż może to wydawać się dobrą rzeczą dla pisarza, powstaje kilka problemów.
Napompowane saldo konta: Jeśli napiszesz czek, a pieniądze nigdy nie opuszczą Twojego konta, możesz w końcu myśleć, że możesz wydać te fundusze. Ale pieniądze należą do kogoś innego. Jeśli zdeponujesz czek, gdy go nie spodziewamy, otrzymasz mniej pieniędzy, niż przypuszczałeś, prawdopodobnie przekraczając limit konta i odbijając czeki .
Nieodebrane aktywa: firmy muszą śledzić zaległe pozycje, aby uniknąć naruszenia nieobjętych prawem własności. Jeśli płatności na rzecz pracowników lub dostawców zostaną niezamierzone, muszą ostatecznie przekazać te aktywa do stanu. Większość stanów wymaga, aby firmy zrobiły to po kilku latach, ale skonsultuj się z lokalnymi organami nadzoru w sprawie szczegółów w twoim stanie.
Rachunkowość biznesowa: Firmy muszą również śledzić dochody, wydatki i należności. Gdy płatności pozostają nierozstrzygnięte, sprawy stają się bardziej skomplikowane. Płatność jest dokonywana w księdze głównej, ale firmy muszą wprowadzać dostosowania podczas uzgadniania i mogą być zmuszone do ponownego wydania nieaktualnych czeków. Jeśli firmy nie radzą sobie z sytuacją poprawnie, łamią prawo.
Co należy zrobić w sprawie wyjątkowych czeków
Bądź proaktywny w kwestii zaległych czeków i załatwiaj sprawy tak szybko, jak to możliwe. Nie zakładaj, że to twój szczęśliwy dzień i że wykorzystasz te pieniądze na inne cele. Wciąż jesteś winien pieniądze, a będziesz musiał zapłacić je prędzej czy później - niezależnie od tego, czy trafi do zamierzonego odbiorcy, czy do państwa. Użyj systemu księgowego, który odejmuje wszelkie nieskasowane czeki z dostępnych funduszy.
Zadzwoń lub napisz: Jeśli zauważysz, że czek nie został złożony, skontaktuj się z odbiorcą. Prosty telefon lub e-mail jest w porządku - po prostu sprawdź, czy otrzymali płatność i zapytaj, czy wpłacą czek. Jeśli to nie zadziała, dobrze jest wysłać list informujący, że czek nie został przedstawiony, a oni powinni powiadomić Cię, jeśli nie otrzymali płatności.
Jeśli potrzebujesz szablonu, skorzystaj z naszego przykładowego listu do sprawdzania wyjątkowego .
Zachowaj dokumentację: dokumentuj każdą wysyłaną lub otrzymywaną wiadomość dotyczącą zaległych czeków. Być może trzeba udowodnić organom regulacyjnym, że podjęto uzasadnione próby zakończenia płatności, ale odbiorca albo nie współpracował, albo nie można było skontaktować się z odbiorcą.
Opłaty za rachunki online: jako osoba prywatna możesz zredukować wypłaty "niespodzianki" na swoim koncie osobistym, korzystając z internetowej płatności za rachunki, zamiast wypisywać czeki: bank potrąca środki z konta czekowego, gdy czek zostanie wydrukowany. Ale środki zostaną zwrócone na twoje konto, jeśli odbiorca nie zdeponuje czeku w określonym czasie (zazwyczaj sześć miesięcy lub krócej).
Czy należy napisać kolejną kontrolę?
Po rozmowie z odbiorcą mogą poprosić o przesłanie kolejnej czeku, którą obiecują natychmiast złożyć.
Zanim to zrobisz, poproś o zwrócenie starego czeku, jeśli to możliwe. Eliminuje to możliwość (celowego lub nieświadomego) złożenia obu czeków.
Konieczne może być wystawienie nowego czeku bez otrzymania starego czeku. Czek mógł zniknąć z jakiegokolwiek powodu, a odbiorca potrzebuje nowego. To stawia cię w trudnej sytuacji, ponieważ będziesz mieć dwie opłaty za jedną płatność. Jeśli stary czek zostanie złożony, twój bank może uhonorować czek, a skończysz płacić podwójnie. Banki zazwyczaj nie będą honorować czeków wystawionych więcej niż sześć miesięcy temu , ale zdarza się to na tyle często, że należy zachować ostrożność (nawet jeśli drukujesz "Void after 90 days" lub coś podobnego na czekach).
Dwie strategie mogą Cię chronić:
Zatrzymaj płatność: jeśli kwota jest wystarczająco duża, aby spowodować problemy (lub jeśli nie ufasz odbiorcy), rozważ prośbę o "zaprzestanie płatności" na starym czeku. Takie podejście nie jest doskonałe, ale może pomóc w ochronie. Zatrzymaj zlecenia płatnicze kosztują pieniądze i trwają tylko sześć miesięcy, więc być może będziesz musiał powtórzyć proces kilka razy.
Uzyskaj zgodę: poproś odbiorcę o podpisanie dokumentu obiecującego, że nie zdeponujesz obu czeków (przykładowa litera z powyższym opisem zawiera ten język). Nie uniemożliwi to dwukrotnego złożenia płatności przez odbiorcę, ale dodaje przypomnienie i papierowy ślad, który może być przydatny.
Dlaczego nie sprawdza się Cashed?
Czeki nie są deponowane z kilku powodów.
- Brak pośpiechu: Najprostszym powodem może być to, że odbiorca właśnie nie dotarł do przetwarzania czeku. Może pilnie nie potrzebują gotówki i zajęci są robieniem innych rzeczy.
- Spadające przez pęknięcia: Czeki można również zgubić w stosach papieru lub stać za biurkami. Ponownie, jeśli pieniądze nie są ważne dla odbiorcy, nie zostaną zauważone.
- Problemy z dostarczaniem: W końcu, jeśli adres odbiorcy ulegnie zmianie, czeki mogą zostać zwrócone pocztą, ale proces ten może trwać zaskakująco długo.
Czeki wydane Tobie
Jeśli wydano Ci czek, który nadal pozostaje nierozstrzygnięty po sześciu miesiącach, skontaktuj się z wystawcą czeku i poproś o jego wymianę. Może być konieczne zwrócenie oryginalnego czeku lub podpisania dokumentów potwierdzających, że czek został zgubiony lub zniszczony (i że nie będzie próbował zdeponować obu czeków). Jeśli nie możesz znaleźć emitenta, sprawdź w swoim zaniechanym programie własności nieruchomości stan, aby odebrać zasoby.