Jak drukować czeki z powodzeniem
Aby wydrukować własne czeki, musisz:
- Oprogramowanie do formatowania czeku
- Czcionka MICR, aby wydrukować przyjazne dla komputera cyfry u dołu każdej kontroli
- Sprawdź papier zapasowy z funkcjami bezpieczeństwa, które uniemożliwiają zmianę lub kopiowanie czeków
- Tusz magnetyczny, który jest potencjalnie opcjonalny, ale który pomoże ci uniknąć problemów i dodatkowych wydatków
Ile chcesz zrobić?
Istnieją dwa podejścia do drukowania czeków:
- Zrób to wszystko od zera.
- Zamów częściowo wydrukowane czeki z profesjonalnej drukarki.
Jeśli nie chcesz tego wszystkiego, najprostszym rozwiązaniem jest posiadanie drukarki kontrolnej do wykonania trudnej części - która jest taka sama dla każdego czeku. Przekazuj zadania związane z umieszczaniem liczb odczytywanych komputerowo na specjalnym papierze za pomocą atramentu magnetycznego. Następnie możesz po prostu zrzucić czeki do drukarki, aby dodać odbiorcę , kwotę i wszelkie notatki. Dzięki takiemu podejściu nie musisz zajmować się specjalnym tuszem ani pobierać dodatkowych czcionek.
Sprawdź, czy drukarki oferują wiele opcji, dzięki czemu możesz określić sposób wystawiania czeków i korzystać z branżowych zabezpieczeń.
Większość produktów jest zgodna z popularnymi programami, więc możesz skupić się na ważniejszych rzeczach niż sprawdzanie formatowania.
Oprogramowanie do kontroli wydruków
Chociaż można zaprojektować i wydrukować własne czeki bez specjalnego oprogramowania, wymaga to pewnych umiejętności projektowych i czasu. Gotowy pakiet wykonuje większość pracy za ciebie, a oprogramowanie jest stosunkowo niedrogie - szczególnie, jeśli możesz rozłożyć koszty na dużą liczbę czeków.
Istnieje przyzwoita szansa, że już masz to, czego potrzebujesz. Popularne programy do zarządzania pieniędzmi, takie jak Quicken i QuickBooks, ułatwiają tworzenie płatności i drukowanie czeków. Co więcej, te programy pomagają śledzić płatności bez konieczności ręcznego wprowadzania ich, tworząc rekord podczas drukowania czeku. Ponownie, najłatwiej jest użyć papieru "check stock" wydrukowanego z drukarki kontrolnej lub sklepu biurowego z tymi programami. Ale możesz sam zaprojektować szablon, jeśli wolisz.
Oprócz powyższych programów, wielu alternatywnych dostawców oprogramowania może pomóc w tworzeniu czeków. Nawet nowsze programy księgowe mogą pomóc w drukowaniu staromodnych czeków. Na przykład Xero umożliwia dostosowanie projektu czeku i dodanie informacji o banku w formacie MICR.
Sprzęt potrzebny do wydrukowania czeków
Możesz wydrukować własne czeki za pomocą prawie dowolnej drukarki. Jednak dobrze jest używać atramentu magnetycznego, jeśli zamierzasz drukować kontrole od zera. Sprawdź, czy maszyny do czytania w bankach i sprzedawcach działają najlepiej, jeśli twoje dane bankowe są drukowane za pomocą atramentu magnetycznego. Możesz potencjalnie uciec za pomocą zwykłego atramentu (patrz poniżej), ale musisz znać kompromisy. Znalezienie atramentu magnetycznego nie zawsze jest łatwe w lokalnych sklepach z artykułami biurowymi i jest droższe niż standardowy atrament.
Użyj specjalnego czeku do wydrukowania czeku. Ten dokument ma funkcje bezpieczeństwa, które utrudniają zmianę istniejących czeków i tworzenie fałszywych czeków przy użyciu informacji o koncie.
Czy potrzebujesz atramentu magnetycznego do drukowania czeków?
Technicznie nie. Jednak podejmujesz ryzyko, jeśli drukujesz informacje bankowe za pomocą standardowego atramentu. Uważaj na dostawców oprogramowania, którzy nadmiernie upraszczają ten problem i twierdzą, że zawsze możesz drukować czeki bez użycia atramentu magnetycznego.
Tylko informacje bankowe: cała kontrola nie wymaga użycia atramentu magnetycznego. Najważniejszą częścią są twoje dane bankowe , w tym numer trasy i numer konta . To są zabawnie wyglądające liczby na dole czeku, zwane również linią MICR. Jeśli te numery zostały wcześniej wydrukowane przez drukarkę czekową, a drukujesz informacje o odbiorcy płatności i ilości, nie potrzebujesz atramentu magnetycznego.
Zmieniające się depozyty: komputery z czytnikami magnetycznymi odczytują informacje o koncie z tych kontroli, aby przyspieszyć przetwarzanie. Podczas gdy z pewnością poruszamy się w kierunku czytników optycznych, niektóre z nich wciąż są sprawdzane przez tradycyjnych czytelników. W epoce ruchomych depozytów czekowych , gdzie konsumenci robią zdjęcie czeku, aby dokonać depozytu, maleje zapotrzebowanie na atrament magnetyczny.
Ale co, jeśli wydrukujesz swoje czeki bez atramentu magnetycznego, a czek przejdzie przez czytnik magnetyczny? Następnie czek musi zostać przetworzony ręcznie, co może skutkować opłatami dla Ciebie lub Twojego odbiorcy, a także wolniejszym przetwarzaniem.
Najbezpieczniejszą drogą jest użycie atramentu magnetycznego. Jest droższy niż zwykły atrament, ale nie jest skandaliczny.
Potrzebujesz tylko jednego czeku?
Jeśli potrzebujesz tylko jednej kontroli, Twój bank może dać ci to, czego potrzebujesz. Na przykład może być konieczne podanie nieważnego czeku na ustawienie bezpośredniego depozytu lub może wystąpić sytuacja jednorazowa wymagająca sprawdzenia papieru. Banki zwykle oferują niewielkie ilości czeków, a informacje o koncie są drukowane za niewielką opłatą. Zadzwoń przed siebie i zapytaj, czy możliwe jest uzyskanie kontroli licznika przed wyjazdem do oddziału.
Jak drukować czeki
Gdy masz już potrzebne materiały, możesz dokonać płatności. Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego, program powinien zautomatyzować większość zadań za Ciebie. W przeciwnym razie wpisz datę, kwotę i inne informacje tak, jakbyś pisał czek ręcznie .