Wskazówki dotyczące utrzymywania rekordów, które mogą zaoszczędzić czas i pieniądze na Twoich podatkach
Dlaczego powinieneś przechowywać zapisy
Przy tak dużej ilości życia finansowego każdego, istniejącego online lub w formie elektronicznej, znacznie mniej prawdopodobne jest, aby ludzie przechowywali wszystkie istotne zapisy w jednym miejscu. Nie znaczy to, że przyjęta strategia przechowywania danych nie może być elektroniczna, oznacza to po prostu, że powinna być zorganizowana i przechowywać wszystko, czego potrzebujesz w jednym bezpiecznym miejscu. Jeśli przechowujesz dokumentację papierową, zainwestuj w sejf wodno-ognioodporny. Być może rozważ zachowanie wielu kopii w różnych lokalizacjach. Jeśli zdecydujesz się na cyfrowe, będziesz musiał skanować te rekordy, które masz na twardym dysku, ale co najważniejsze, upewnij się, że pliki są bezpieczne i mają kopię zapasową.
Nie tylko zorganizowanie rejestrów ułatwia składanie zeznań podatkowych, ale także gwarantuje, że możesz skorzystać z każdego odliczenia lub ulgi podatkowej, do których jesteś uprawniony. Co najważniejsze, prowadzenie ewidencji pozwala ci również wyjaśnić pozycję podczas zwrotu, którą Internal Revenue Service (IRS) może kwestionować podczas audytu.
Mówiąc najprościej, prowadzenie dokładnych zapisów może przynieść ci wszystkie korzyści podatkowe, do których jesteś uprawniony, i zapobiec konieczności płacenia dodatkowych podatków i kar za nieuzasadnione produkty.
Zapisy, które powinieneś zachować
Twoja książeczka czekowa, oprogramowanie do zarządzania budżetem osobistym lub narzędzia bankowości internetowej mogą pomóc Ci pamiętać o przychodach i kosztach, które powinny być zgłaszane na zeznaniu podatkowym, ale sama książeczka czekowa lub oprogramowanie nie są wystarczającą dokumentacją potwierdzającą możliwość odliczenia kosztów.
Oprócz dowodu zapłaty (anulowane czeki, pokwitowania z karty kredytowej itp.), Potrzebujesz również faktur, paragonów, dowodów sprzedaży lub innej pisemnej dokumentacji, która dokładnie określa, za co zapłaciłeś. Potrącenia , które musisz udokumentować, mogą obejmować alimenty, darowizny na cele charytatywne, odsetki od kredytu hipotecznego, wydatki na opiekę nad dzieckiem i podatki od nieruchomości. Jeśli dokonujesz płatności w gotówce, otrzymaj opatrzony datą i podpisem pokwitowanie, pokazujące całkowitą kwotę i szczegółowy opis zakupionego produktu.
Aby udowodnić, że prawidłowo domagałeś się dochodu z inwestycji, takich jak akcje, obligacje i fundusze inwestycyjne, musisz mieć możliwość ustalenia swojej podstawy i tego, czy masz zysk lub stratę podczas sprzedaży. Twoje rekordy powinny pokazywać cenę zakupu, cenę sprzedaży i prowizje, dywidendy otrzymane w gotówce lub reinwestowane, podziały akcyjne, opłaty za ładunek oraz oryginalne rabaty emisyjne (OID). Arkusz kalkulacyjny Excel to świetny sposób na śledzenie tych informacji, ale zrobi to nawet oświadczenie od maklera lub doradcy finansowego lub odręcznego harmonogramu.
Jeśli masz potrącone wydatki potrącane z pensji, takie jak składki na związki, składki na ubezpieczenie zdrowotne lub składki 401 (k), pamiętaj o zachowaniu odcinków wypłat jako dowodu zapłaty.
Nadal nie wiesz, co powinieneś trzymać? Oto niektóre z najczęstszych konkretnych zapisów, które powinieneś zachować:
- Formularz W-2 i 1099
- wyciągi bankowe
- Oświadczenia z zakresu działalności maklerskiej i funduszu inwestycyjnego
- Formularz K-1 (w przypadku partnerstw)
- Formularze sprzedaży
- Faktury
- Wpływy z kart kredytowych
- Anulowane czeki lub inny dowód płatności
- Umowy kupna i sprzedaży, oświadczenia końcowe i zapisy ubezpieczeniowe
Jak długo należy przechowywać zapisy
Chociaż zgodnie z prawem musisz przechowywać dokumenty podatkowe tylko przez trzy lata od daty złożenia odnośnego zeznania podatkowego, powinieneś przechowywać kopie faktycznych zeznań podatkowych, W-2, 1099 itd. Przez czas nieokreślony. IRS niszczy pierwotne zeznania podatkowe po trzech latach, a ty lub twoi spadkobiercy mogą w pewnym momencie potrzebować informacji ze zwrotów, lub w końcu będziesz musiał udowodnić swoje zarobki dla celów zabezpieczenia społecznego.