Jak skonfigurować QuickBooks Plan kont dla kancelarii prawnych

Przestrzeganie programów IOTLA (odsetki od prawników i kont powierniczych)

Wiele małych kancelarii prawnych i praktykujących adwokatów korzysta z QuickBook, najpopularniejszego oprogramowania księgowego dla małych firm dostępnego obecnie na rynku. Jeśli Twoja firma prawnicza zdecydowała się na korzystanie z tego programu, pierwszym zadaniem będzie skonfigurowanie planu kont w celu śledzenia transakcji. Będziesz jednak musiał dostosować swój plan kont, aby był zgodny z interesem Twojego państwa na kontach powierniczych prawników (IOTLA).

Odsetki od kont powierniczych prawników (IOTLA)

Odsetki od rachunków powierniczych prawników (IOLTA) to innowacyjny sposób na zwiększenie dostępu do wymiaru sprawiedliwości dla osób i rodzin żyjących w ubóstwie oraz wsparcie ulepszeń w systemie wymiaru sprawiedliwości poprzez wykorzystanie odsetek uzyskanych na niektórych kontach powierniczych prawników. Programy IOLTA są usługą publiczną, a wyjątkowość polega na tym, że usługa ta jest świadczona bez opodatkowania społeczeństwa i jest dostarczana bezpłatnie zarówno klientowi, jak i jego klientom.

Jak działa IOTLA

Poprzez IOTLA, jako prawnik, kiedy otrzymujesz pieniądze należące do klienta, musisz umieścić te pieniądze na koncie powierniczym. Rachunku powierniczego nie wolno mieszać z funduszami firmy prawniczej; pieniądze Twoich klientów muszą znajdować się na oddzielnym rachunku powierniczym, który jest oddzielny od konta bankowego używanego do bieżącej działalności operacyjnej twojej firmy. Musisz zdeponować środki klientów na koncie IOLTA, gdy środki nie mogą zapewnić wystarczającego dochodu dla klienta, który jest wyższy niż koszt zabezpieczenia tego dochodu.

Te fundusze są łączone razem, generując przychód z odsetek większy niż opłaty za administrowanie kontem, a połączone odsetki są następnie przekazywane do programu IOLTA. Jeśli jednak fundusze klientów są wystarczająco duże, aby odsetki netto były wystarczające, aby klient skorzystał, wówczas jako pełnomocnik masz obowiązek powierzenia tych środków na oddzielne konto bankowe, aby Twój klient otrzymał takie odsetki.

Reguły programów IOTLA Różnice w zależności od państwa

Zasady profesjonalnego postępowania, które regulują obsługę funduszy powierniczych klientów, różnią się w poszczególnych stanach. Podczas gdy ogólne zasady są takie same w całych Stanach Zjednoczonych, szczegółowe wymagania administracyjne i szczegóły nie są takie same. Dlatego powinieneś skonsultować się z lokalnym stanowym Stowarzyszeniem Adwokackim lub radcą prawnym, aby upewnić się, że twoja konfiguracja QuickBooks jest zgodna z zasadami obowiązującymi w twoim stanie. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących rachunków powierniczych jest naruszeniem przepisów państwowych i regulaminu American Bar Association. Naruszenia te mogą skutkować surowymi karami, które obejmują sankcje cywilne i karne.

Regulacja kont IOTLA

Prawidłowe zarządzanie IOLTA Twojej firmy prawniczej, nazywane również "kontem powierniczym", jest w wysokim stopniu regulowane przez pasek stanu. Zarządzanie IOLTA jest kluczową umiejętnością zarządzania w działaniu firmy prawniczej. Zasada rachunkowości opiera się na zasadach księgowania podwójnego zapisu, z dodatkowymi zabezpieczeniami, które mają usprawnić ścieżkę audytu.

Jak skonfigurować Kancelarię Konta w QuickBooks

Aby skonfigurować plan kont firm prawniczych, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz oddzielne konto bankowe o nazwie "Kontrola funduszy powierniczych klienta". To konto będzie używane do śledzenia wszystkich depozytów i płatności z funduszy powierniczych Twoich klientów.

1. Ustaw to konto czekowe jako konto IOLTA w instytucji finansowej zatwierdzonej do oferowania kont IOLTA. Praktyczne porady: należy sprawdzić u swojego bankiera, czy konto IOLTA ma automatyczną ochronę przed debetem i nie ma dostępu do bankomatu. Te zasady dotyczą programów IOLTA we wszystkich stanach, w tym w Dystrykcie Kolumbii i na Wyspach Dziewiczych Stanów Zjednoczonych.
2. Aby odróżnić zobowiązania firmy prawniczej od zobowiązań klienta, musisz utworzyć oddzielne konta odpowiedzialności w QuickBooks. Powinieneś zmienić nazwę Konta Rozliczeniowego na "Rozrachunki z dostawcami - Obsługa". To płatne konto będzie używane na rachunki i płatności codziennych operacji Twojej firmy prawniczej.
3. Skonfiguruj kolejne konto Accountable Payable o nazwie "Accounts Payable - Trust". To płatne konto będzie używane do śledzenia rachunków i płatności związanych z klientem.

1. Skonfiguruj Inną bieżącą odpowiedzialność nazwaną "Odpowiedzialność Zaufania Klienta". To konto odpowiedzialności służy do śledzenia wszystkich depozytów od klientów i innych kosztów.

Te kroki są niezbędne do skonfigurowania kont wymaganych w QuickBookach, jeśli masz konta IOTLA, w których trzymasz pieniądze swojego klienta do wykorzystania w opłacaniu swoich wydatków.