Formularz W-9 jest stosunkowo prostym dokumentem
Możesz również zostać poproszony przez bank lub inne instytucje finansowe o wypełnienie formularza W-9, aby mogli przygotować różne rodzaje formularzy 1099, aby zgłosić odsetki, dywidendy i inne rodzaje dochodów, które zarobiłeś na rzecz IRS. Możesz nawet zostać poproszony o jeden, gdy otwierasz konto.
Oczywiście, jeśli Ty lub Twoja firma zapłacicie niezależnym kontrahentom lub konsultantom, będziecie musieli również uporać się z zawiłościami Form W-9. Na szczęście nie są skomplikowane.
Gdzie można uzyskać formularz W-9?
W większości przypadków firma lub instytucja finansowa dostarczy pusty formularz W-9 i poprosi o jego uzupełnienie. W przeciwnym razie, jeśli Ty lub Twoja firma jesteście w stanie wydać Formularz W-9 do niezależnych kontrahentów, można pobrać formularz ze strony internetowej IRS.
Wypełnianie formularza W-9
Wypełnianie formularza W-9 jest dość proste. Wystarczy podać swoje nazwisko i numer ubezpieczenia społecznego. Firmy powinny tam podać swoją nazwę i numer identyfikacyjny pracodawcy.
Kiedy przesyłasz formularz W-9, potwierdzasz, że IRS potwierdza, że numer identyfikacyjny podatnika jest poprawny i prawidłowy.
Znaki ostrzegawcze, o których należy pamiętać
Formularz W-9 jest standardowym dokumentem podatkowym. Sam w sobie nie stwarza wielu problemów, ale jest kilka sytuacji, w których może falować czerwona flaga:
- Nie znasz osoby lub firmy, która prosi Cię o wypełnienie W-9. Powinieneś zawsze zachować ostrożność przy podawaniu poufnych informacji, takich jak imię i nazwisko, adres, numer ubezpieczenia społecznego lub numer identyfikacyjny pracodawcy. Upewnij się, że wiesz, kto pyta Cię o wypełnienie formularza, dlaczego tak się dzieje i w jaki sposób informacje podatkowe, które dostarczysz, zostaną wykorzystane.
- Wysyłaj bezpiecznie W-9. Nie wysyłaj kompletnego W-9 jako niezabezpieczonego lub niezaszyfrowanego załącznika do wiadomości e-mail. Użyj bezpiecznej metody dostawy, takiej jak dostawa ręczna, poczta lub zaszyfrowany załącznik do wiadomości e-mail.
- Zapytaj, jakie typy dokumentów podatkowych zamierza ci dostarczyć wnioskodawca. Jeśli nie masz pewności, dlaczego otrzymujesz prośbę o wypełnienie formularza W-9, zapytaj, jakiego rodzaju dokumenty podatkowe możesz oczekiwać, gdy zostaną użyte.
- Zamiast tego oczekiwałeś formularza W-4. Jeśli rozpoczynasz nową pracę, a nowy pracodawca wręcza Ci W-9 do wypełnienia, zapytaj, czy będziesz pracować jako samodzielny wykonawca pracujący na własny rachunek lub jako pracownik. Pracownicy wypełniają formularze W-4, aby ustawić swoje potrącenia podatkowe. Osoby prowadzące działalność na własny rachunek nie mają podatków potrącanych z ich wynagrodzenia - są one odpowiedzialne za samodzielne dokonywanie płatności na rzecz IRS.
Wskazówki dotyczące wypełniania formularza W-9, jeśli jesteś firmą z ograniczoną odpowiedzialnością
- Jeśli Twoja LLC jest odrębnym podmiotem podatkowym, takim jak spółka cywilna, korporacja lub korporacja S, zgłoś nazwę LLC i jej federalnego numeru identyfikacyjnego pracodawcy na formularzu W-9. Sprawdź odpowiednie pole klasyfikacji podatkowej, wskazując, czy jesteś partnerem, korporacją lub korporacją S. Nie sprawdzaj skrzynki z ograniczoną odpowiedzialnością. Brzmi to sprzecznie z intuicją, ale tak mówi IRS w swoich instrukcjach.
- Jeśli LLC jest własnością innej LLC, wówczas należy sprawdzić firmę z ograniczoną odpowiedzialnością. Musisz również wskazać klasyfikację podatkową rodzicielskiej LLC.
- Jeżeli LLC jest własnością jednego członka , należy wskazać klasyfikację podatkową właściciela.
- Jeśli LLC jest własnością tylko jednego członka, który jest osobą , IRS informuje, że musisz wskazać nazwisko właściciela na linii "nazwa" i nazwę LLC na "linii nazwy firmy". IRS woli, że zgłosisz numer ubezpieczenia społecznego właściciela zamiast federalnego numeru identyfikacyjnego pracodawcy LLC.
Wskazówki, jeśli podlegasz obowiązkowemu pobieraniu zaliczki
Musisz także poświadczyć na formularzu W-9, czy podlegasz potrąceniom z zaliczki . Jest to wstrzymanie zryczałtowanej stawki w wysokości 28 procent od płatności dokonanych na rzecz użytkownika lub jego przedsiębiorstwa w określonych okolicznościach.
Istnieją dwa najczęstsze powody wstrzymania pobierania danych: Twoje imię i numer SSN są niezgodne z zapisami IRS lub masz zaległe zobowiązania podatkowe, a IRS powiadomił Cię, że podlegasz obowiązkowi odprowadzania podatku do momentu, aż te podatki zostaną zapłacone w całości .
Większość podatników jest zwolniona z potrącania zaliczek, ale jeśli IRS powiadomił Cię o tym, że podlegasz mu, musisz wykreślić język w punkcie 2 w punkcie certyfikacji. W tej sekcji czytamy:
"2. Nie jestem zwolniony z podatku za kopię zapasową, ponieważ: (a) jestem zwolniony z potrącania za pobraniem, lub (b) nie zostałem powiadomiony przez Internal Revenue Service (IRS), że jestem objęty procesem wstrzymania w wyniku brak zgłoszenia wszystkich odsetek lub dywidend, lub (c) IRS poinformował mnie, że nie jestem już objęty rezerwą potrącaną z zaliczki. "
Odpowiedzi na często zadawane pytania
Jak często powinienem aktualizować formularz W-9?
Powinieneś przesłać nowy formularz W-9 za każdym razem, gdy zmieni się twoja informacja. Wypełnij nową W-9, jeśli zmieniłeś nazwisko, nazwę firmy, adres, numer ubezpieczenia społecznego lub numer identyfikacyjny pracodawcy.
Otrzymałem W-9 z mało prawdopodobnego źródła. Co powinienem zrobić?
Niektóre osoby otrzymały prośby o formularz W-9 od właścicieli i innych osób lub firm. Formularz W-9 jest używany do oficjalnego poproszenia osoby lub firmy o podanie nazwiska, adresu i numeru identyfikacyjnego podatnika, aby strona składająca wniosek mogła prawidłowo wystawić dokumenty podatkowe do urzędu skarbowego. Zasadniczo każda firma, która płaci odsetki, dywidendy, rekompensaty dla osób niebędących pracownikami lub inne rodzaje dochodu podlegającego obowiązkowi zgłoszenia, prawdopodobnie zażąda Formularza W-9, więc wydaje się mało prawdopodobne, aby właściciel zażądał, aby go wypełnić. Jeśli otrzymasz W-9 z mało prawdopodobnego źródła, którego nie spodziewasz się, że z jakiegokolwiek powodu zapłaci Ci pieniądze, zapytaj, dlaczego jest ono potrzebne. Nie wypełniaj go i prześlij, jeśli masz wątpliwości, przynajmniej nie bez uprzedniej konsultacji z doradcą podatkowym.
Otrzymałem W-9 od mojego pracodawcy. Co powinienem zrobić?
Jeśli jesteś lub byłeś traktowany jak pracownik z regularną wypłatą, a twój pracodawca nagle prosi o wypełnienie formularza W-9, oznacza to, że twój pracodawca chce teraz traktować cię jako niezależnego kontrahenta. To może być raczej lepka sytuacja. Z jednej strony istnieją uzasadnione powody, dla których możesz zostać niezależnym kontrahentem, a nie pracownikiem. Z drugiej strony, pracodawcy czasami borykają się z trudnościami finansowymi i nie mogą już sobie pozwolić na opłacenie połowy podatku od wynagrodzeń.
Jeśli otrzymasz W-9 od swojego pracodawcy, najpierw zadaj sobie pytanie, czy jesteś pracownikiem czy niezależnym wykonawcą. Jeśli uważasz, że jesteś pracownikiem i nie możesz osiągnąć konsensusu po rozmowie z pracodawcą, możesz poprosić Urząd Skarbowy, aby określił swój status pracy. Oczywiście pracodawca może tego nie doceniać, ale lepiej być bezpiecznym niż żałować. Jeśli Twój pracodawca przeklasyfikuje Cię jako niezależnego kontrahenta, stajesz się odpowiedzialny za opłacenie swojej połowy podatków od wynagrodzeń jako podatku od pracy.