Kiedy i dlaczego potrzebujesz formularza W-9?
Kto musi wydawać formularze 1099-C?
Instrukcje do formularza 1099-MISC z Urzędu Skarbowego wyjaśniają różne sytuacje, w których firma musi wystawiać Formularze 1099-MISC.
Musisz wypełnić, złożyć i wydać ten formularz wszystkim dostawcom lub kontrahentom, a nie pracownikom, którym zapłaciłeś 600 $ lub więcej w ciągu roku.
Pracownik to każda osoba, której pracę kontrolujesz. Jeśli płacisz komuś, żeby odebrał telefony, najprawdopodobniej jest pracownikiem, ponieważ wyznaczasz mu godziny i dyktuje, co powinien robić, kiedy jest na czas. Pracownicy nie potrzebują formularza 1099-MISC.
Jeśli płacisz komuś za sprzątanie swojego biura, gdy nie jesteś otwarty na biznes, a on przyjeżdża i czasami to pozostawia do wyboru, to najprawdopodobniej jest niezależnym wykonawcą i wymaga formularza 1099-MISC. Internal Revenue Service wyjaśnia dokładniejsze punkty identyfikacji niezależnych kontrahentów kontra pracowników.
Wyjątki od reguły kontrahenta / dostawcy
Nie musisz wydawać formularzy 1099-MISC do korporacji C i S ani podmiotów, od których kupujesz produkty, takie jak towary, które później odsprzedasz.
Płatności dokonywane na rzecz kontrahentów i dostawców za pomocą karty debetowej, karty kredytowej lub za pośrednictwem stron trzecich, takich jak PayPal, są również zwolnione z podatku - IRS stosuje inną metodę śledzenia tych transakcji.
Kiedy poprosić o wypełniony formularz W-9?
Dobrą praktyką jest wymaganie, aby niezależny wykonawca dostarczył wypełniony formularz W-9, gdy tylko firma wie, że będzie musiała wystawić mu 1099.
Czasami jednak pozwalamy, aby te prośby ześlizgnęły się do stycznia, kiedy przeglądamy nasze zapisy księgowe i zdajemy sobie sprawę, że do tego nie doszło.
Jeśli musisz wystawić 1099-MISC i nie masz w formularzu wypełnionego formularza W-9, powiedz coś w stylu: "Hej, zamierzam wysłać twoje 1099-MISC do końca stycznia i zdałem sobie sprawę, że nie masz od ciebie W-9, czy możesz go wypełnić i wysłać do mnie? " Dzięki temu wykonawca wie, że informacje na formularzu W-9 zostaną wykorzystane do wygenerowania konkretnego dokumentu podatkowego.
Zachęć ludzi, aby przysłali Ci wypełniony formularz W-9 w bezpieczny sposób. Ukończony W-9 zawiera poufne informacje, takie jak numer ubezpieczenia społecznego danej osoby. Dane te powinny być przechowywane w sposób możliwie najbardziej prywatny i bezpieczny, aby zminimalizować ryzyko, że dane dostaną się w niepowołane ręce. Przesyłanie wypełnionego formularza W-9 jako niezabezpieczonego załącznika do wiadomości e-mail nie jest zalecane. Poproś o przesłanie go pocztą, przesyłką ręczną lub załącznikiem do pliku chronionym hasłem na adres e-mail.
UWAGA: Przepisy podatkowe zmieniają się okresowo, a powyższe informacje mogą nie odzwierciedlać najnowszych zmian. Skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby uzyskać najbardziej aktualne porady. Informacje zawarte w tym artykule nie stanowią porady podatkowej i nie zastępują porady podatkowej.
Dalsze czytanie:
- Dowiedz się więcej o formularzu W-9
- Pobierz pusty formularz W-9 z IRS (pdf)
- Pobierz instrukcje dla osób wnioskujących o formularz W-9 z IRS (pdf)
- Jak przygotować formularz 1099-MISC na rok 2013 (informacje o prawie gospodarczym i podatkach)