Rozpocznij podstawowy system archiwizacji
Istnieje wiele informacji finansowych, które należy uporządkować i przetworzyć, a prosty system archiwizacji może sprawić, że nie będzie to ciężkie zadanie. Zasadniczo możesz podzielić wszystkie swoje papiery finansowe na następujące kategorie:
- Rachunki należne
- Ważne dokumenty do zachowania
- Przedmioty do wyrzucenia lub strzępienia
To naprawdę jest takie proste. Masz rachunek, który musisz zapłacić, paragon lub dokument, który chcesz zapisać, lub coś, co można wyrzucić. Od Ciebie zależy, jak chcesz uporządkować te elementy, ale może to być tak proste, jak użycie trzech pojedynczych folderów oznaczonych powyższymi informacjami.
Następnie, gdy otrzymasz pocztę lub otrzymasz inny dokument finansowy, poświęć chwilę, aby umieścić go w odpowiednim folderze. W ten sposób Twoje rachunki i ważne dokumenty znajdują się w jednym, łatwym do znalezienia miejscu. Następnie możesz regularnie przetwarzać foldery i trwale przechowywać ważne dokumenty, a także przesyłać lub przetwarzać to, czego nie potrzebujesz.
Utrzymuj ważne dokumenty
Podczas gdy podstawowy system plików będzie dobrze działał, aby utrzymać codzienne finanse w porządku, nadal będziesz chciał zorganizować ważne przedmioty, które musisz zachować. Ogólnie rzecz biorąc, możesz użyć małej szafki z osobnymi folderami, aby zachować wszystko w porządku.
Kilka przykładów dokumentów finansowych, które powinieneś zachować:
- Zwrot podatku
- Polisy ubezpieczeniowe
- Dokumenty hipoteczne
- Wyciągi z rachunków inwestycyjnych i emerytalnych
- Gwarancje lub umowy serwisowe
Jak długo przechowywać dokumenty
Skoro potrzebujesz zachować kopie niektórych dokumentów, jak długo powinieneś je przechowywać? W niektórych przypadkach konieczne może być jedynie trzymanie dokumentu lub formularza przez krótki czas, podczas gdy inne mogą być trzymane przez lata.
Oto kilka typowych dokumentów finansowych i czas potrzebny na ich utrzymanie.
- Zwrot podatku. Jeśli chodzi o zeznania podatkowe, zaleca się zachowanie ich przez siedem lat. Jeśli IRS chce dokonać audytu twoich zwrotów, zwykle mają od 3 do 6 lat, aby powrócić od daty złożenia wniosku. Trzymanie siedmiu lat wcześniejszych zwrotów będzie Cię chronić i ułatwi Ci życie, jeśli zostaniesz poddany audytowi. Nie tylko to, ale jeśli planujesz zakup domu lub w przeciwnym razie będziesz musiał udowodnić swój dochód pożyczkodawcy, dobrze jest mieć przynajmniej kilka lat danych na wyciągnięcie ręki.
- Dokumenty hipoteczne. Kiedy kupujesz dom, usiądziesz przy zamknięciu i podasz swoje nazwisko na setkach stron. Generalnie otrzymasz duży folder z kopiami wszystkiego, co przeszedłeś przy zamykaniu. Obejmą one dokumenty banku, które zawierają informacje o pożyczce, informacje od firmy zajmującej się obrotem nieruchomościami, informacje dotyczące wyceny i kontroli oraz wiele innych. Chociaż nie musisz często odwoływać się do tych rzeczy, powinieneś naprawdę przechowywać te dokumenty przez czas nieokreślony. Być może będziesz musiał odwołać się do nich w przyszłości, a oni mogą dostarczyć cennych informacji, gdy ostatecznie pójdziesz sprzedać dom.
- Rachunki bankowe i rachunku inwestycyjnego. Jeśli w internecie jest jedna dobra rzecz, często można wyciągnąć elektroniczne wyciągi z wyciągu z rachunku bankowego i inwestycyjnego w dowolnym momencie. Eliminuje to potrzebę przechowywania każdego pojedynczego wyciągu. Mimo to warto przejrzeć każde otrzymane oświadczenie papierowe, a jeśli są one kwartalne, zachowaj je, dopóki nie nadejdzie następne oświadczenie. Po otrzymaniu rocznego lub rocznego wyciągu możesz bezpiecznie rzucić wszystkie wyciągi miesięczne lub kwartalne. Pozwoli to ograniczyć liczbę kawałków papieru, które należy złożyć, i najprawdopodobniej można uzyskać dodatkowe kopie w trybie online lub przez szybką rozmowę telefoniczną.
- Rachunki i paragony. Po otrzymaniu rachunków za media i karty kredytowe warto je zachować przez rok po sprawdzeniu, aby upewnić się, że informacje są dokładne. Błędy mogą się zdarzyć, a jeśli dostępna jest kopia wyciągu, łatwo można zakwestionować błąd. To samo dotyczy paragonów. Powinieneś przechowywać je na tyle długo, aby porównać je z wyciągami bankowymi, aby można było złapać wszelkie błędy. Oczywiście tak jest, chyba że wpływy dotyczą zakupów, które można wykorzystać do celów podatkowych. W takim przypadku chcesz zachować te pokwitowania przez okres do siedmiu lat, podobnie jak zeznanie podatkowe w przypadku audytu.
Dbanie o bezpieczeństwo informacji
Kradzież tożsamości stała się poważnym problemem w ostatnich latach. Złodzieje są w stanie wziąć fragmenty swojej osobistej i finansowej historii i wykorzystać je do stworzenia fałszywych tożsamości, które mogą zrujnować ci kredyt, drenować twoje rachunki bankowe i w inny sposób dać ci wielki ból głowy. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio chronić i usuwać dane finansowe.
Przede wszystkim rozważ zakup niszczarki papieru do swojego domu. Wszystkie te stare rachunki za media, a nawet niewykorzystane oferty kart kredytowych, które dostajesz w poczcie każdego miesiąca, mogą być pierwszymi celami dla złodziei. Niszcząc nieużywane dokumenty, możesz mieć pewność, że zminimalizowałeś szanse kradzieży informacji.
Oznacza to również, że powinieneś zabezpieczyć dokumenty, które przechowujesz w domu. Jeśli po prostu przechowujesz wszystko w kartonach w piwnicy, co się stanie, jeśli nastąpi powódź? Lata danych mogą zostać utracone. To samo dotyczy pożaru lub innej katastrofy.
Chociaż nie możesz zabezpieczyć się przed każdą możliwą sytuacją, możesz przynajmniej zdobyć mocną, solidną, a nawet ognioodporną szafkę na dokumenty lub pojemnik blokujący, dzięki któremu Twoje dokumenty będą względnie bezpieczne i nie trafią w niepowołane ręce. Nie musisz iść za burtę, ale nie chcesz też, żeby wszystko siedziało w kilku starych pudełkach po butach w twojej szafie.
Organizacja może nawet pomóc twoim spadkobiercom
Jeśli coś ci się stanie, zorganizowane dokumenty finansowe mogą ogromnie pomóc tym, którzy zajmą się twoimi sprawami po twoim odejściu. To może usprawnić rozliczanie twojego majątku. Jeśli masz testament, ważne jest, aby mieć list instrukcji, aby wykonawca wiedział, gdzie znaleźć te dokumenty.