Zasady dotyczące akceptowania płatności
Wyzwaniem dla firm jest unikanie złych kontroli. Nigdy nie wiadomo na pewno, czy klienci mają pieniądze na swoich kontach kontrolnych, a ich koszt jest czasochłonny i kosztowny.
Co więc możesz zrobić, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo przyjęcia złego czeku? Poniższe kroki pomogą Ci zacząć.
Sprawdź identyfikator: prawdopodobnie tak zrobisz, ale jeśli nie, czas zacząć. Weryfikacja identyfikacji osoby dokonującej kontroli pomaga upewnić się, że osoba przekazująca czek jest tą samą osobą, która jest właścicielem konta. Powinieneś również sprawdzić (i skopiować) adres na identyfikatorze, aby sprawdzić, czy pasuje do adresu na czeku. Jeśli adresy nie są zgodne, nie oznacza to, że dostajesz złe sprawdzenie, ale warto wiedzieć (w połączeniu z innymi osobliwościami może to wskazywać na problem).
Obserwuj podpis: nalegaj, aby wszystkie kontrole były podpisane w twoim miejscu prowadzenia działalności (zakładając, że klienci przyjeżdżają do twojego miejsca prowadzenia działalności). Porównaj ten podpis z podpisem na identyfikatorze, aby upewnić się, że masz do czynienia z tą samą osobą. Chcesz zobaczyć znak osoby, ponieważ złodziej może pobrać legalnie podpisany czek, zmienić go i wprowadzić do swojej firmy.
Uzyskaj dane kontaktowe: jeśli dane kontaktowe klienta nie są wydrukowane na czeku lub nie są aktualne, uzyskaj aktualny adres i numer telefonu. Jeśli coś pójdzie nie tak z płatnością, pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z klientem i poinformowanie go. To mógł być uczciwy błąd, a klient szybko naprawi problem; jeśli nie, może być konieczne powiadomienie klienta na piśmie przed podjęciem działań prawnych.
Przyjrzyj się bliżej: czy czek został wydrukowany przez profesjonalną drukarkę czekową, czy też został stworzony przez zawodowego złodzieja? Sprawdź, czy krawędzie są odpowiednio przycięte i kwadratowe, i szukaj zabezpieczeń na czeku. Poszukaj śladów ingerencji, takich jak rozmazywanie i noszenie w podejrzanych miejscach.
Sprawdź numer czeku: zachowaj szczególną ostrożność, jeśli czek pochodzi z nowego konta. Jak możesz powiedzieć? Spójrz na numer czeku. Niska liczba (101 lub coś podobnego) zwykle oznacza, że jest to pierwsza książeczka czekowa wydana dla tego konta. To powiedziawszy, każdy może poprosić o rozpoczęcie kontroli na wyższym numerze, więc sprawdź, czy 9900 niekoniecznie pochodzi z doświadczonego konta.
Aktualna data: nalegaj, aby czeki były napisane tylko z dzisiejszą datą. Jeśli używana jest data w przyszłości, uważaj.
Tylko lokalne: jeśli to możliwe, trzymaj się czeków, które pochodzą od klientów mieszkających w tym samym stanie, co Twoja firma. Pewnie, ludzie się przemieszczają, a baza klientów może być na wakacjach, ale ryzyko jest większe w przypadku kontroli poza stanem.
Zweryfikuj fundusze: w razie wątpliwości skontaktuj się z bankiem kontrolera czeku i poproś o weryfikację środków przed zaakceptowaniem czeku. Bank może odrzucić twoją prośbę i nie ma gwarancji, że fundusze będą dostępne, nawet jeśli bank zweryfikuje fundusze, ale warto spróbować.
Możesz również zarejestrować się w celu skorzystania z usługi weryfikacji, która pomoże Ci zgłaszać podejrzane kontrole.
Nie wydawaj go od razu: pamiętaj, że czek zawsze może zostać zwrócony, a to może potrwać dłużej, niż się spodziewasz. Proces rozliczania czeku jest mylący, ponieważ twój bank może pozwolić ci wypłacić lub wydać część (lub całość) środków z czeku, zanim się dowiesz, czy czek jest dobry. Jeśli okaże się, że czek odbija się po wydaniu pieniędzy, musisz spłacić bank. Jak długo należy czekać? 30 dni powinno obejmować najczęstsze problemy, ale poczekaj dłużej, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości. Porozmawiaj z bankiem i dowiedz się, kiedy dowiesz się, czy pieniądze rzeczywiście dotarły.